Les associations de circonscription, tout comme les candidats et les partis politiques, doivent s'inscrire auprès du directeur général des élections.
Votre association doit nommer un directeur des finances (DF) et un vérificateur. Elle doit aussi tenir des comptes détaillés des recettes et des dépenses. Il importe donc que votre DF connaisse la comptabilité ou la tenue de livres.
Vous pouvez obtenir des renseignements sur l'inscription, les formulaires et les lignes directrices applicables à votre DF auprès de la Division du financement des élections du bureau du directeur général des élections. Comme la plupart des règles qui visent le DF et l'agent de financement sont également applicables à l'association de circonscription, nous vous recommandons de les lire attentivement.
Les rapports
Vos états financiers annuels doivent être déposés auprès du directeur général des élections au plus tard le 31 mai de l'exercice suivant. Ils comprennent les relevés des contributions et de toutes les autres recettes et dépenses de l'exercice. Enfin, vous devez présenter la liste des noms et adresses des particuliers, personnes morales et syndicats qui ont donné, au total, plus de 100 $ à votre association au cours de l'exercice (formulaire AR-1).
Pendant la campagne électorale, vous devez tenir des comptes distincts et déposer des états financiers supplémentaires dans les six mois qui suivent le jour du scrutin. Cette obligation vous incombe, peu importe que le candidat gagne ou non les élections, et vous devez indiquer les contributions et autres recettes et dépenses relatives à la campagne électorale. Il importe donc de tenir des comptes distincts pour les activités électorales et les autres activités. Les états financiers pour la période de la campagne électorale sont présentés au moyen du formulaire CR-3.
Il faut que les états financiers pour la période de la campagne électorale et les états financiers annuels fassent l'objet d'une vérification avant qu'ils ne soient déposés auprès du directeur général des élections. Le public peut prendre connaissance des états financiers déposés par chaque association de circonscription, sur demande, à nos bureaux.
Les règles de financement
Votre association a le droit de réunir des fonds pendant chaque année civile, qu'il y ait ou non des élections.
Elle ne peut accepter plus de 1 240 $ d'un particulier, d'une personne morale qui n'est pas une œuvre de bienfaisance enregistrée ou d'un syndicat pendant l'année, qu'il y ait ou non des élections. Cependant, lorsqu'il y a des élections, même le donateur qui a versé à votre association les 1 240 $ est libre de donner jusqu'à concurrence de 1 240 $ à l'organisation du candidat. Bien entendu, n'importe qui peut faire des contributions à un parti politique.
Vous trouverez, au chapitre 4, un tableau récapitulatif des plafonds de contribution, ainsi qu'un complément d'information sur les personnes et les organismes qui ont le droit de faire des contributions.
Pendant la campagne électorale, il est permis de faire des transferts de fonds de votre association à l'organisation de campagne électorale du candidat. Il faut que le DF de l'association de circonscription consigne les sources des fonds pour pouvoir en rendre compte au directeur général des élections. Pour sa part, le candidat n'a qu'à consigner le fait que les fonds transférés proviennent de l'association de circonscription.
Les plafonds des dépenses
La Loi limite le montant total combiné que le candidat et l'association de circonscription peuvent dépenser pendant la campagne électorale. Ce montant dépend du nombre d'électeurs ayant le droit de voter dans la circonscription.
N'oubliez pas que les fonds dépensés, les biens en stock transférés par votre association, les frais engagés pour des services et les contributions sous forme de biens et de services destinés au candidat pendant la campagne électorale sont déduits du montant total autorisé. Le DF du candidat doit autoriser, par écrit, toutes les dépenses électorales engagées par l'association de circonscription. Cela demande donc un travail de coordination entre l'association et le candidat avant et pendant la période de campagne électorale. La question des plafonds des dépenses est traitée plus en détail au chapitre 5.
Les activités de financement
Si une collecte de fonds a lieu lors d'une assemblée, il appartient à votre DF d'inscrire le montant total recueilli. On peut accepter des dons de 10 $ ou moins comme contribution anonyme, mais les dons de plus de 10 $ constituent une contribution et doivent être consignés avec mention de la source. Les contributions anonymes doivent être remises au directeur général des élections.
Lorsque vous organisez un dîner, un bal ou une activité sociale pour réunir des fonds et que vous vendez des billets d'admission, une partie du prix « par personne » sera considérée, dans certains cas, comme étant une contribution à l'association de circonscription ou au candidat qui organise l'activité ou pour le compte de qui elle a lieu. Se reporter au chapitre 4, « Financement/Contributions ».
En outre, si vous organisez une vente aux enchères ou une activité semblable pendant laquelle des biens sont vendus, la fraction du montant payé par l'acheteur qui dépasse le prix courant de l'article est assimilée à une contribution.
Les cotisations annuelles du parti et de l'association de circonscription qui, ensemble, totalisent 25 $ au maximum ne constituent pas des contributions si vous gardez comme preuve la liste des cotisations payées par chaque membre. Vous pouvez, à votre gré, considérer une cotisation de membre comme une contribution ; dans ce cas-là, il faut remettre au membre un reçu aux fins de crédit d'impôt.
Les changements d’agents principaux
Lorsqu'un changement, quel qu'il soit, se produit dans les renseignements que vous avez fournis au directeur général des élections au moment de l'inscription, vous devez en avertir ce dernier par écrit dans un délai de trente jours.
En outre, si le DF de votre association cesse d'exercer ses fonctions, quelles qu'en soient les raisons, vous devez, selon la Loi, nommer sans tarder un autre DF. La même règle s'applique au vérificateur. Il incombe à votre association d'en informer immédiatement le directeur général des élections.
Les emprunts
L'association peut faire un emprunt auprès d'une banque à charte ou d'un autre établissement de crédit reconnu en Ontario, ou encore auprès de votre parti ou d'une autre association de circonscription inscrite auprès du directeur général des élections.
Il est interdit d'accepter un prêt d'un particulier ou d'une personne morale, d'un syndicat ou d'un autre organisme, y compris un parti fédéral.
Votre DF doit consigner les modalités de l'emprunt et en faire mention dans le rapport que vous adressez au directeur général des élections au moment du dépôt des états financiers.