Responsabilités
Le directeur des finances (DF) occupe une fonction importante. Le directeur général des élections vous fournira des lignes directrices détaillées sur vos fonctions au titre de la Loi.
Vous répondez de tous les aspects financiers des activités de l'association de circonscription et de la campagne électorale du candidat. Vous devez notamment tenir des registres financiers complets et établir des rapports destinés au directeur général des élections. C'est pourquoi, celui-ci recommande que le DF possède de l'expérience en comptabilité ou en tenue de livres.
Comme les comptes financiers doivent faire l'objet d'une vérification et qu'il faut joindre un rapport du vérificateur aux états financiers déposés auprès du directeur général des élections, nous vous recommandons vivement de vous réunir avec votre vérificateur après votre nomination en tant que DF.
Voici les autres fonctions du DF :
• Veiller à ce que tous les fonds reçus soient versés sur le compte d'une banque, société de fiducie ou caisse de crédit ontarienne, que vous avez inscrit auprès du directeur général des élections.
• Évaluer et consigner les contributions en biens et services conformément à la Loi.
• Délivrer un reçu aux fins de crédit d'impôt (formulaire que le directeur général des élections vous a donné pour accuser réception des contributions) pour chaque contribution reçue (acceptée) après son dépôt à la banque.
• Déposer auprès du directeur général des élections, dans les délais prescrits, les états financiers vérifiés ainsi que le rapport du vérificateur.
• Veiller à ce que tous les paiements, sauf les dépenses mineures du fonds de caisse, soient faits par chèque.
• Autoriser, pendant les élections, toutes les dépenses liées à la campagne électorale et élaborer à l'avance un budget détaillé pour être sûr de ne pas dépasser le plafond des dépenses.
Les contributions provenant des activités de financement
Le chapitre « Financement » traite en profondeur du plafond des contributions, des sources acceptables, des contributions interdites, de l'organisation d'activités pour réunir des fonds et de la nécessité de remettre tous les fonds entre les mains du DF.
En tant que DF, vous devez connaître tous les sujets présentés au chapitre 4. Il vous incombe de n'accepter que les contributions permises par la Loi et de retourner les contributions interdites qui ont été acceptées.
Il ne faut délivrer un reçu aux fins de crédit d'impôt que pour la valeur du don que la Loi considère comme une contribution.
Les dossiers des contributions
Il faut consigner le nom et l'adresse de chaque particulier, personne morale ou syndicat qui fait un don. Dans tous les cas où le total des contributions reçues (acceptées) d'une seule source dépasse 100 $ par an (dans le cas d'une association de circonscription), ou pendant la campagne électorale (dans le cas d'un candidat), vous devez déclarer au directeur général des élections le montant exact de la contribution et le nom et l'adresse au complet du donateur.
L'organisation du candidat et l'association de circonscription peuvent accepter de l'argent du parti provincial et des fonds en fiducie inscrits auprès du directeur général des élections, et n'ont besoin que de consigner le montant et la source. Le candidat peut accepter des fonds de son association de circonscription, et consigner uniquement le fait qu'ils viennent de l'association. Ces fonds doivent, évidemment, être versés sur le compte bancaire inscrit auprès du directeur général des élections.
Dans les deux cas, le groupe qui a initialement accepté les contributions (le parti ou l'association de circonscription) doit consigner le nom et l'adresse des donateurs.
Les contributions de biens et de services
En cas de don de services, la principale règle à suivre est la suivante : le travail exécuté par des bénévoles ne compte pas comme une contribution. En outre, si une personne morale ou un syndicat met volontairement des personnes à la disposition de la campagne électorale et ne leur verse aucune rétribution supplémentaire, ce travail ne compte pas comme une contribution et, par conséquent, ne donne pas lieu à un crédit d'impôt.
Cependant, certains biens et services que vous recevez en tant que dons peuvent constituer une contribution. En effet, les biens et les services qui ont une valeur de plus de 100 $ sont considérés comme étant une contribution et doivent être consignés, avec mention du nom et de l'adresse du donateur. Cette règle s'applique autant pour une seule contribution importante que pour plusieurs petites contributions de biens et de services faites par un seul donateur pendant l'année ou la campagne électorale. Il est donc important de tenir des dossiers de toutes ces contributions, comme on le ferait dans le cas d'argent comptant.
Si la valeur totale des biens ou services atteint au plus 100 $, il s'agit d'une contribution, à moins que le donateur ne précise qu'il ne s'agit pas d'une contribution. Lorsque les biens sont considérés comme étant des contributions, il faut délivrer un reçu aux fins de crédit d'impôt.
La règle à suivre pour déterminer la valeur des biens donnés est la suivante : il faut considérer ces biens comme des contributions ayant une valeur égale à leur coût normal dans votre localité. Par exemple, si le don consiste en du papier à en-tête et des enveloppes qui normalement coûteraient 120 $, vous devez les consigner comme une contribution de 120 $, avec indication du nom et de l'adresse du donateur. Cela vaut également pour les biens que vous recevez à prix réduit. Dans ce cas-là, la valeur de la contribution s'établit à la différence entre le prix que vous avez payé et le prix de vente normal des biens. Si elle dépasse 100 $, il faut la consigner comme une contribution.
Il en est de même d'une publicité électorale payée par une personne ou un organisme autre que votre parti provincial, à la connaissance et avec l'autorisation de votre candidat. Si elle coûte normalement plus de 100 $, elle doit être consignée comme une contribution et elle est déduite du plafond de dépenses du candidat prévu par la Loi.
Les contributions exclues
Il est interdit d'accepter des contributions d'un particulier qui n'habite pas en Ontario, d'une personne morale qui est une œuvre de bienfaisance enregistrée ou qui n'exerce pas d'activités dans la province, ou d'un syndicat qui ne représente pas d'employés dans la province.
Les contributions en argent de plus de 25 $ sont interdites. En effet, celles qui dépassent ce montant doivent être faites par chèque, mandat ou carte de crédit. De plus, la personne ne peut donner de l'argent qui ne lui appartient pas.
Les contributions destinées à la campagne électorale d'un candidat ne peuvent être acceptées qu'après l'inscription du candidat auprès du directeur général des élections.
Il est interdit d'accepter des contributions versées par des partis politiques, des associations de circonscription ou des candidats d'autres provinces ou au niveau fédéral.
Ni les candidats ni les associations de circonscription ne peuvent accepter des contributions provenant d'une même source qui dépassent les plafonds fixés par la Loi.
Sauf pour les montants jusqu'à concurrence de 10 $ donnés dans le cadre d'une collecte de fonds lors d'une assemblée, les contributions anonymes ne peuvent être acceptées.
Si vous constatez avoir reçu des contributions interdites par la Loi, il vous incombe de les retourner, à condition de récupérer d'abord le reçu aux fins de crédit d'impôt que vous avez délivré. Si le donateur est anonyme ou introuvable, ou si le reçu aux fins de crédit d'impôt n'est pas récupéré, vous êtes tenu de remettre ces contributions au directeur général des élections.
La question du plafond des contributions provenant de sources individuelles est traitée en détail au chapitre « Financement/Contributions », et dans les lignes directrices établies par le directeur général des élections pour les DF.
Les fonds qui ne constituent pas une contribution
Les dons jusqu'à concurrence de 10 $ recueillis dans le cadre d'une collecte de fonds pendant une assemblée politique ne constituent pas des contributions.
Vous pouvez, à votre choix, considérer les cotisations annuelles de membre jusqu'à concurrence de 25 $ comme n'étant pas des contributions, à condition de conserver une liste des membres avec mention de la somme versée par chacun d'eux.
Les transferts de fonds entre votre association et un parti politique ou un candidat inscrit auprès du directeur général des élections sont permis. Il est interdit, cependant, de transférer des fonds au niveau fédéral ou municipal.
Tant le candidat que l'association de circonscription peuvent faire un emprunt (se reporter aux chapitres « Le candidat » et « L'association de circonscription »), mais il faut consigner les modalités de l'emprunt et les communiquer au directeur général des élections. Il est interdit d'accepter des prêts d'un particulier, d'une personne morale, d'un syndicat ou d'un autre organisme, y compris un parti fédéral.
En outre, le donateur peut stipuler que les biens et les services ayant une valeur totale de 100 $ ou moins ne constituent pas une contribution.
Dans certains cas, une partie du revenu provenant de la vente de billets pour une activité de financement, comme un bal, ne constitue pas une contribution. Le chapitre 4 traite en profondeur de cette question.
La subvention de la campagne électorale
Le DF du candidat doit savoir qu'après le dépôt des états financiers de la campagne électorale, vous avez droit, pour la campagne électorale, à un financement par le directeur général des élections si votre candidat a obtenu au moins 15 % des suffrages exprimés dans la circonscription et si les états financiers de votre campagne et de l'association de circonscription qui la parraine sont en règle.
La subvention à laquelle le candidat peut prétendre correspond à 20 % des dépenses réelles liées à la campagne électorale dans la limite de 20 % du plafond autorisé de dépenses liées à la campagne électorale. Le chapitre 5 traite en détail de cette question.
Si votre campagne électorale accuse un déficit, il faut employer la subvention octroyée par le directeur général des élections pour liquider les dettes contractées. Si le déficit n'est toujours pas comblé, il doit être absorbé par l'association de circonscription. Si, par contre, vous vous retrouvez avec un excédent, celui-ci doit être remis à votre parti ou à votre association de circonscription.
Dans le cas d'un candidat indépendant, l'excédent doit être remis au directeur général des élections.
Les vérifications
Le directeur général des élections fournit les formulaires à remplir pour lui communiquer les renseignements nécessaires sur la campagne électorale du candidat ou la période de campagne électorale de l'association, ou pour établir les états financiers annuels que l'association doit déposer au sujet de ses activités financières. Il faut donner des précisions sur le total des contributions et des dépenses, et indiquer le nom et l'adresse de chaque particulier, personne morale ou syndicat qui a donné plus de 100 $.
Les états financiers présentés au directeur général des élections doivent faire l'objet d'une vérification. Le directeur général des élections subventionne le coût de la vérification jusqu'à concurrence de 1 240 $ pour les états financiers d'un candidat portant sur la campagne électorale, et de 744 $ pour les états financiers de la période de campagne électorale et pour les états financiers annuels de l'association de circonscription.
Un résumé financier des recettes et dépenses liées à la campagne électorale de votre candidat et de celles de l'association de circonscription sera publié dans la Gazette de l'Ontario et sur un site Web d'Internet. Le directeur général des élections gardera dans ses dossiers la liste des noms des donateurs qui ont versé plus de 100 $, pour que le public puisse en prendre connaissance.